SSI renewal fee 2016 for employees in Diving Centres

We will try to solve a frequently asked question.

Many dive centres pay for the SSI renewal fee of their employees.

At this moment, ODiN does not provide the possibility of being paid by the diving centre/company.

For accounting purposes, if the diving centre/company pays for this fee (by credit card, for example), it needs an invoice with the transaction. Furthermore, if the diving centre/company is in the Register of Intra-community Operators (RIO), it will have a VAT exemption in the invoice (this step is explained in the last entry of this blog (Spanish)).

How to do it is the goal of this blog entry.

So let's do it.

1. Sing in ODiN with the username and password of your employee (Dive Pro).

2. Go to MySSI>MyProfile

3.  Fill in the the fields this way:

*Important: If your Company is in the RIO, you have to enter your identification properly (without blank spaces between letters and numbers). If this step is wrong, VIES does not recognize your identification number and the VAT will be charged.

If your company is not in RIO, then enter your identification number (CIF/NIF).

4. Now go to MySSI>Renewal and try to do all the process.

5. Remember to change the profile at the end with your employee's information.

We are trying to improve this process in order to make it easier.

Renovación afiliación SSI para 'staff' de Centros de Buceo

Vamos a intentar resolver una duda frecuentemente planteada.

Muchos centros de buceo pagan la renovación del profesional individual SSI que trabaja en el centro de buceo, siendo el importe de esta renovación pagado por la empresa/centro de buceo.

La configuración por defecto del profesional individual no contempla esta posibilidad, de momento. Con el fin de que este asiento contable tenga su justificación correspondiente en la contabilidad de la empresa (con una factura a nombre de ésta), así como la posibilidad de exención del IVA soportado en el caso de que la empresa tenga esté dada de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (leer entrada anterior de este blog), es el objetivo de este artículo.

Vamos a ello.

1. Entra en ODiN con el login y password del profesional individual SSI (divemaster, OWI, etc...) que tenga que realizar la renovación.

2. Una vez dentro, ve a MySSI>MyProfile

3. Modifica los campos de la siguiente manera:

* Importante: Si tu empresa está dada de alta en el ROI, introduce tu identificación correctamente (sin espacios, como en el ejemplo). Durante la transacción, se comprobará automáticamente en VIES si tu identificación es correcta o no. En caso de que no sea, el IVA será incluido en factura.

En caso de que no esté tu empresa en el ROI, introduce tu número de identificación (CIF/NIF) normal.

4. Una vez realizado estos cambios, ve a MySSI>Renewal 2016, y sigue los pasos (asegúrate de que todos los documentos estén actualizados).

Se recomienda que todo este procedimiento, lo realice el Monitor del Centro de Buceo.

5. Vuelve a cambiar el perfil del profesional individual a su estado inicial.

Con este sencillo procedimiento, tendremos un problema de facturación solucionado. Estamos trabajando para hacerlo aun más sencillo para próximas ocasiones.

Las operaciones intracomunitarias con proveedores de servicios/productos de buceo.

El ámbito de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) se extiende a toda la Unión Europea. Sin embargo el IVA es un impuesto que grava al consumo final, de tal manera que las personas que realizan actividades económicas compensan el IVA que cobran en las facturas que emiten con el que soportan en las facturas que han de pagar (IVA soportado e IVA repercutido)

Este sistema general que funciona en las operaciones “domesticas” tiene, sin embargo, un tratamiento distinto cuando la operación se realiza con un cliente o proveedor de otro país perteneciente a la UE (como pueden ser MARES y Scuba School International).

En estos casos puede ser interesante darse de alta como operador intracomunitario.

Las operaciones intracomunitarias

Cuando compramos o vendemos a otro país de la Unión Europea la factura ha de incluir el IVA. Si la factura la emitimos nosotros declararemos el IVA como cualquier otra, pero si la recibimos, además de que se nos aplicará el tipo impositivo en vigor del país de origen, no podemos deducir ese IVA como cualquier otro gasto.

Ese IVA no lo podemos deducir pero, en el caso de que seamos persona física o jurídica que realiza actividades económicas (nuestro centro/tienda de buceo), sí podemos solicitar su devolución. Para ello debemos ponernos en contacto con la Hacienda del país de la empresa que la emite para que sea ésta la que realice su abono, en nuestro caso España, esta solicitud se puede realizar directamente desde la página web de la AEAT.

Este proceso, puede parecer o resultar complicado si debemos realizarlo a menudo. Para estos casos lo ideal es inscribirse en el registro de operadores intracomunitarios.

Procedimiento para inscribirse como operador intracomunitario

El hecho de que regularmente realicemos operaciones de compra o adquisición de servicios a empresas no nacionales pero de dentro de la UE justifica la inscripción en el registro de operadores intracomunitarios. El hecho de estar incluidos en este registro provoca que la empresa que nos emita la factura lo haga sin IVA, por lo que ya no será necesaria la solicitud de devolución.

Para solicitar la inscripción en este registro basta con hacerlo a través de la declaración censal (modelo 036). La inscripción no es automática sino que debe ser aceptada por Hacienda, para ello es habitual que la Agencia Tributaria solicite a la empresa que quiere inscribirse una justificación de por qué quiere formar parte de ese registro. Para ello suele requerir los motivos de la inscripción, la documentación que lo acredita, con que empresa o empresas se va a trabajar, etc. Una vez que se produce esta revisión, Hacienda resuelve aceptando o rechazando la solicitud. Con la aceptación de la inscripción en el registo se entregará el denominado CIF intracomunitario con el que la empresa se identificará en estas operaciones.

Comprobación de la inscripción

¿Cómo se comprueba si una empresa está inscrita para emitir la factura con o sin IVA? Siempre debemos comprobar si ese cliente es o no un operador intracomunitario.

Para ello basta con acceder a la página de consulta de operadores de la CE y sólamente con introducir el NIF intracomunitario del receptor de la factura sabremos si esa empresa está o no en el registro.

Aspectos poco conocidos sobre las fuentes de aire alternativas

Lo que conocemos como octopus (fuente de aire alternativa o sistema auxiliar de seguridad) es una 2ª etapa, que se monta en una de las salidas de baja presión de una 1ª etapa de un regulador.

De acuerdo con la norma EN250-2014, un regulador con un octopus:

• Se prueba y se certifica su correcto funcionamiento a 50 metros de profundidad, respirando un individuo de la 2ª etapa principal.

• Se prueba y se certifica su correcto funcionamiento a 30 metros de profundidad, respirando dos individuos de la 2ª etapa principal y octopus simultáneamente.

Por tanto, la utilización simultanea por dos buceadores de un regulador con 2ª etapa principal y octopus nunca debería realizarse por debajo de los 30 metros de profundidad (solo sería posible en el caso que vaya especificado por el fabricante expresamente en algún modelo en particular) y/o en aguas que se encuentren a menos de 10º C. En estos casos, se recomienda el uso de un sistema auxiliar de seguridad completamente independiente.

De acuerdo con la norma EN250-2014, en los reguladores con el marcaje EN250 A (A= Auxiliar) se puede montar un octopus que este marcado con EN250 A.

Buceo en aguas frias : Para aguas frías (inferior a 10º C), hay que utilizar un octopus especifico para aguas frías (sin la marca >10ºC) y siempre en un una 1ª etapa especifica para aguas frías. En este caso el octopus nunca debe ser utilizado en respiración simultanea por dos buceadores, únicamente debe ser utilizado para la asistencia respiratoria de urgencia de un único buceador. 

Para bucear en aguas frías (inferiores a 10º C) está altamente recomendado el utilizar dos reguladores independientes específicos para aguas frías.

Cuestionarios de evaluación de la calidad de los cursos/especialidades SSI

Como habréis podido comprobar, al final de cada curso, el alumno recibe un e-mail donde es invitado a evaluar éste.

Un ejemplo del cuestionario del alumno de Open Water podrás verlo en este enlace:

Ejemplo Cuestionario Evaluación Alumno Open Water Diver

Un ejemplo de cuando realizan una especialidad podrás verlo en este enlace:

Ejemplo Cuestionario Evaluación Alumno Especialidad

Y una especialidad sin inmersiones podrás verlo en este enlace:

Ejemplo Cuestionario Evaluación Alumno Especialidad (sin inmersiones)

Una gran parte de las preguntas sirven de referencia para ayudar a la mejora de la calidad del Centro de Buceo donde el alumno ha realizado su curso/especialidad.

Si el alumno quiere compartir sus respuestas con el Centro de Buceo tiene una opción para elegir esa posibilidad.

Si el Alumno no quiere compartir esas respuestas con el Centro de Buceo, entonces solo servirán como datos estadísticos y el Centro podrá ver los mismos en ODiN --> MySSI --> MAP Results

Al mismo tiempo hay algunas preguntas relacionadas con el cumplimiento de los Estándares de SSI, y según la respuesta del alumno/a, se puede generar una Alerta de MAP del Control de Calidad.

La gran mayoría de las Alertas de MAP son generadas porque los Alumnos se han equivocado al responder los cuestionarios (número mínimo de inmersiones, profundidad máxima alcanzada, etc...).

Sin embargo, una vez activada la Alerta vamos a necesitar que el Centro de Buceo y/o el Instructor, nos envíen alguna de las siguientes opciones, con el fin de poder cerrar dicha alerta:

1-      Un e-mail donde el alumno explique el error, ya sea a través del Centro de Buceo o directamente al Centro de Servicio.

2-      Copia del Registro de Formación del Alumno, siempre y cuando se pueda contrastar el problema que tengamos que aclarar.

El problema es que a pesar de enviar varios mails para pedir esta información hasta una determinada fecha, algunos profesionales no lo hacen y posteriormente el sistema automáticamente los pone en Estado de Revisión.

Para evitar estas situaciones, solicitamos que antes de finalizar el curso mostréis a vuestros alumnos los cuestionarios para observar si ellos tienen alguna duda y poder responder a las mismas.